Verantwoordelijk voor het digitaliseren van de backoffices van DZS. Zorgdragen voor alle benodigde technische aanpassingen aan de verschillende backoffice-systemen om digitaal te kunnen werken, het converteren van ruim 80.000 dossiers naar digitale bestanden met substitutie als resultaat, en het aanpassen van de werkprocessen zodat digitaal werken mogelijk is.
De resultaten van het project (onderverdeeld naar drie deelgebieden) zijn:
Organisatie & processen:
- De werkprocessen van Wonen, HbH en AOV zijn in lijn gebracht met de werkprocessen die nodig zijn om efficiënt te kunnen werken het digitaal archief.
- Het reguliere werkproces verloopt conform de nieuwe (aan de digitalisering) aangepaste afspraken.
Conversie:
- Alle relevante dossiers van de afdelingen Wonen, HbH en AOV zijn gedigitaliseerd/geconverteerd naar het digitaal archief.
- De geconverteerde/gedigitaliseerde dossiers voldoen aan de gestelde eisen t.a.v. document- en dossierkenmerken (metadata).
- Het papieren archief is vernietigd.
Techniek:
- De verschillende systemen binnen de afdelingen Wonen, HbH en AOV zijn middels systeemtechnische interfaces gekoppeld aan het digitaal archief zodat brieven, formulieren of andere documenten welke bewaard moeten blijven, geautomatiseerd worden opgeslagen in het digitaal archief.
- Het werkgeheugen en de opslagcapaciteit van het digitaal archief zijn geüpgrade zodat het gebruik door Wonen, HbH en AOV geen performanceproblemen oplevert.
De deelresultaten binnen het project waren (onderverdeeld naar de drie deelgebieden) de volgende:
Organisatie & processen:
- geactualiseerde werkprocessen Wonen, HbH, AOV op ‘huidige’ situatie;
- aangepaste werkprocessen Wonen, HbH, AOV op het gebruik van Digitaal Archief & scanstraat;
- aangepaste werkinstructies;
- voltooide cursus Digitaal Archief door gebruikers.
Conversie:
- metadata (categorisering) en documenttypen zijn bijgewerkt/aangevuld;
- geschoond archief (afhankelijk van backoffice, vindt schoning/selectie voor of na digitalisering plaats);
- gedigitaliseerd (geconverteerd) archief Wonen, HbH, AOV.
Techniek:
- geïmplementeerde interfaces (koppelingen) tussen systemen Wonen, HbH, AOV en Digitaal Archief;
- een door de gebruikers geaccepteerde performance van het Digitaal Archief;
- goed ingeregelde beheer van het Digitaal Archief.
| |
