Amsterdamse dienst mag papier vernietigen

De Dienst Wonen Zorg en Samenleven van de gemeente Amsterdam vernietigt alle papieren dossiers van de afdeling Uitvoering. Daartoe heeft het toestemming gekregen van de Archiefinspectie. De dienst verwerkte vanaf 2006 ongeveer 80.000 papieren dossiers in een digitaal archief van leverancier Zylab. Daarnaast is de backoffice van de drie gefuseerde onderdelen waaruit de dienst bestaat, gekoppeld aan het digitale archief.

Nu kunnen meerdere medewerkers met hetzelfde document aan de slag. De Dienst Wonen Zorg en Samenleven behandelt onder andere de aanvragen van mindervaliden voor woningaanpassingen en hulp bij het huishouden. De dienst beschikte over een papieren archief van ongeveer drie miljoen papieren documenten zoals indicatierapporten, aanvragen en offertes.

Om alle documenten in het digitale archief te krijgen, is er een bulkscan uitgevoerd en zijn de bestaande backofficesystemen gekoppeld aan het digitale archief. Het gaat om een backofficesystem van Getronics bij het team Vervoersvoorzieningen, een systeem van Capgemini bij het team Woonvoerzieningen en een systeem van Centric bij het team Hulp bij huishouden. Naast de digitalisering van bestaande archiefstukken heeft de dienst voor de huidige verwerking van papieren documenten een scanstraat ingericht.

Toestemming Archiefinspectie

De gemeentedienst kreeg in januari 2010 van de Archiefinspectie toestemming om de papieren archieven te vernietigen. De gemeentedienst wil niet zeggen wat het project heeft gekost. Projectleider Daan Ziemba: 'De businesscase van het project is niet zozeer de besparing op kosten. Het gaat ons er juist om de processen te versnellen en de doorlooptijd te verbeteren. Door de nieuwe inrichting van het documentbeheer is de tijd die nodig is voor de behandeling van een aanvraag verminderd.'

(klik hier voor het artikel op computable.nl)